Roteiro de Procedimentos para Encerramento/Baixa de Empresa Sediada no Estado de São Paulo

Artigo da Dra. Karina Pestana publicado na revista eletrônica “Notícias Fiscais” no dia 08/08/2013.

O presente artigo tem por objetivo apresentar um roteiro de procedimentos para o encerramento de empresa estabelecida no Estado de São Paulo, compreendendo as ações necessárias perante a Junta Comercial, Receita Federal do Brasil – CNPJ, Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, Município – CCM, e considerações complementares, conforme exposto a seguir.

 

1º Passo – Dissolução da Sociedade

 Quando assim decidido e aprovado pelos sócios que representem a maioria absoluta do capital social, poderá ser dissolvida a Sociedade, nos termos do artigo 1.033 do Código Civil¹.

A dissolução da Sociedade poderá ser realizada de duas formas:

(i)      Elaboração de Ata de Reunião de Sócios, prevendo o encerramento das atividades da Sociedade e a nomeação de liquidante que se encarregará de todas as providências necessárias para liquidar definitivamente as obrigações da Sociedade, que permanecerá em estado de liquidação até seu encerramento definitivo; ou

(ii)      Elaboração de Distrato Social prevendo o encerramento das atividades, a nomeação de liquidante, a liquidação da totalidade das obrigações da Sociedade e sua extinção.

Cumpre aos administradores da Sociedade nomear o liquidante no ato da realização da Reunião de Sócios ou do Distrato e prosseguindo a liquidação na forma prevista no item “i” acima, devem os administradores restringir a gestão aos negócios inadiáveis, vedadas novas operações, pelas quais, se realizadas, responderão solidária e ilimitadamente. Desta forma, apenas atos necessários ao encerramento definitivo da Sociedade, poderão ser praticados pelo liquidante, sob pena de responsabilidade pessoal e ilimitada do liquidante e dos sócios.

O instrumento (Ata ou Distrato) pelo qual os sócios optem por dar início ao encerramento da Sociedade, deverá ser levado a registro perante a Junta Comercial e deverá observar as seguintes formalidades:

 

(i)      Ata de Reunião de Sócios que deliberar a dissolução da Sociedade:

(a)     Aprovação da dissolução pelos votos correspondentes, no mínimo, a três quartos do capital social;

(b)     Ata de Reunião de Sócios firmada em três vias, devendo conter em sua estrutura, além de todos os itens obrigatórios, a ordem do dia para dissolução da sociedade e nomeação de liquidante.

(c)     Recolhimento das guias de custas da JUCESP e apresentação dos formulários e documentos pessoais dos sócios e liquidante nomeado;

Esta Ata de Reunião dará apenas início ao processo de dissolução da Sociedade, devendo ser realizada e registrada perante a Junta Comercial, posteriormente, a Ata referente à Liquidação e Extinção da Sociedade, ocasião em que deverão ser apresentadas as certidões listadas adiante.

 

(ii)       Distrato Social:

(a)     Aprovação da dissolução pelos votos correspondentes, no mínimo, a três quartos do capital social;

(b)     Distrato Social firmado em três vias e que deve conter em sua estrutura, além dos demais itens obrigatórios, cláusulas referentes à: importância repartida entre os sócios se houver; indicação da(s) pessoa(s) que assume(m) o ativo e passivo da Sociedade porventura remanescente; indicação dos motivos da dissolução; e indicação do responsável pela guarda dos livros da Sociedade²;

(c)     Apresentação do Certificado de Regularidade do FGTS – CRF, emitido pela Caixa Econômica Federal. O CRF é um documento obrigatório para o encerramento das operações, tanto para as empresas com trabalhadores como para as sem trabalhadores registrados. A empresa que efetuou regularmente todos os depósitos do FGTS poderá emitir o certificado no site da Caixa Econômica Federal. Havendo pendências em recolhimentos, os valores deverão ser quitados em uma agência da Caixa Econômica Federal.

(d)     Apresentação da Certidão Negativa de Débito junto ao INSS, emitida pelo Instituto Nacional de Seguro Social. Caso a empresa tenha efetuado corretamente o recolhimento de todas as contribuições previdenciárias, poderá obter pela internet a Certidão Negativa de Débito. Caso existam divergências entre a Guia da Previdência Social (GPS) e a de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), poderá ser necessário agendamento via internet no site da Receita Federal para comparecimento à RFB a fim de obter o detalhamento das pendências;

(e)     Apresentação da Certidão Negativa Conjunta, que une a Certidão Negativa de Inscrição de Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional, e a Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais, concedida pela Receita Federal. A Receita Federal do Brasil verifica se a empresa recolheu corretamente todos os tributos de âmbito federal, como o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, o PIS, a COFINS e a CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. A certidão pode ser obtida pela internet, pelas empresas que estiverem em dia com o pagamento dos tributos, no site da Receita Federal. A certidão conjunta da RFB e da PGFN é emitida gratuitamente e tem validade de 180 dias.

(f)      Recolhimento das guias de custas da JUCESP e apresentação dos formulários e documentos pessoais dos sócios e liquidante nomeado;

É prudente a realização de um levantamento prévio para identificar possíveis pendências relacionadas ao CNPJ da Sociedade que possam impedir a emissão das referidas Certidões, tais como dívidas, ausência de declarações obrigatórias ou outros documentos pendentes.

O artigo 9º da Lei nº 123/2006³ dispensa da apresentação das certidões acima listadas, as sociedades enquadradas como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte.

 

No que tange à liquidação da Sociedade, esta consiste basicamente na extinção das obrigações pendentes assumidas pela Sociedade, constituindo-se assim as seguintes providências, como deveres do liquidante nomeado:

a)      averbar e publicar a ata, sentença ou instrumento de dissolução da sociedade;

b)      arrecadar os bens, livros e documentos da sociedade, onde quer que estejam;

c)      proceder, nos quinze dias seguintes ao da sua investidura e com a assistência, sempre que possível, dos administradores, à elaboração do inventário e do balanço geral do ativo e do passivo;

d)      ultimar os negócios da sociedade, realizar o ativo, pagar o passivo e partilhar o remanescente entre os sócios ou acionistas;

e)      exigir dos sócios, quando insuficiente o ativo à solução do passivo, a integralização de suas quotas e, se for o caso, as quantias necessárias, nos limites da responsabilidade de cada um e proporcionalmente à respectiva participação nas perdas, repartindo-se, entre os sócios solventes e na mesma proporção, o devido pelo insolvente.

f)       convocar a cada seis meses ou sempre que necessário, reunião ou assembleia de sócios, para apresentar relatório e balanço do estado da liquidação, prestando conta dos atos praticados;

g)      confessar a falência da sociedade e pedir concordata, de acordo com as formalidades prescritas para o tipo de sociedade liquidanda;

h)      finda a liquidação, apresentar aos sócios o relatório da liquidação e as suas contas finais;

i)        averbar a ata da reunião ou da assembleia, ou o instrumento firmado pelos sócios, que considerar encerrada a liquidação;

j)        em todos os atos, documentos ou publicações, o liquidante empregará a firma ou denominação social sempre seguida da cláusula “em liquidação” e de sua assinatura individual, com a declaração de sua qualidade.

As obrigações e a responsabilidade do liquidante regem-se pelos preceitos peculiares às dos administradores da Sociedade, competindo ao liquidante representar a Sociedade e praticar todos os atos necessários à sua liquidação, inclusive alienar bens móveis ou imóveis, transigir, receber e dar quitação.

Pago o passivo e partilhado o remanescente, o liquidante convocará reunião ou assembleia de sócios para a prestação final de contas. Aprovadas as contas, encerra-se a liquidação, e a Sociedade se extingue ao ser averbada no registro próprio, a ata da referida reunião ou instrumento correspondente e posteriores baixas de sua inscrição no CNPJ, Estado e Município.

Encerrada a liquidação, na hipótese de haver credor não satisfeito, este só terá direito a exigir dos sócios, individualmente, o pagamento do seu crédito, até o limite da soma por eles recebida em partilha, e a propor contra o liquidante ação de perdas e danos.

 

2º Passo – Baixa da Empresa no CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas

Após o registro na Junta Comercial do Estado de São Paulo da Ata de Reunião que contenha deliberação da dissolução da Sociedade, prevendo o início de sua fase de liquidação, deverá ser realizado pedido de atualização cadastral na base de dados da Receita Federal, para que seja conferido à Sociedade o estado de: “em liquidação”.

Após o registro na JUCESP do Distrato Social ou da Ata de Reunião de Sócios de Liquidação e Extinção da Sociedade, deverá ser realizado o pedido de baixa perante o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ da Receita Federal do Brasil.

De acordo com a Receita Federal, a baixa de inscrição no CNPJ, do estabelecimento matriz, deverá ser solicitada até o 5º (quinto) dia útil do segundo mês subsequente ao da ocorrência do encerramento da liquidação voluntária, judicial ou extrajudicial da Sociedade.

A documentação necessária abaixo relacionada deverá ser encaminhada pela Sociedade, via postal, ou apresentada diretamente à unidade da Receita Federal da jurisdição do estabelecimento⁴:

a)      A FCPJ – Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (utilizando o evento 517), que poderá ser preenchida via PGD – download e transmitida exclusivamente pela Internet por meio do programa ReceitaNet, ou preenchida diretamente no site da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) por meio do aplicativo Coleta Web;

b)      Original do DBE assinado pela pessoa física responsável perante o CNPJ, preposto, anteriormente indicado, ou procurador, com firma reconhecida em cartório. A procuração poderá ser outorgada pela pessoa física responsável perante o CNPJ ou por sócio administrador/diretor, com poderes de administração conferidos no ato constitutivo;

c)      no caso de DBE assinado por procurador, cópia autenticada da procuração, se pública: registrada em cartório, se particular: com firma reconhecida do outorgante;

d)      cópia do recibo de entrega da declaração de encerramento, se for o caso;

e)      cópia autenticada do ato de extinção registrado no órgão competente ou cópia autenticada de documentação comprobatória, conforme Tabela de Documentos para Baixa de Inscrição de Estabelecimento Matriz ou Filial disponível no site da Receita Federal⁵.

 

Após análise do pedido de baixa de inscrição no CNPJ, realizada pela Receita Federal, este poderá ser indeferido caso a Sociedade esteja:

a)      com débito tributário exigível, inclusive contribuição previdenciária, ou com exigibilidade suspensa;

b)      omissa quanto à entrega, em caso de obrigatoriedade, da:

b.1)      Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);

b.2)      Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);

b.3)      Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – Simples (DSPJ – Simples);

b.4)      Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – Inativa (DSPJ – Inativa);

b.5)      Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

b.6)      Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf);

b.7)      Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR);

b.8)      Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);

c)      na situação cadastral suspensa, nas hipóteses dos incisos IV e V do art. 36⁶, ou inapta, na hipótese do inciso III do art. 37 ⁷ da IN RFB 1.183 de 19 de agosto de 2011;

d)      sob procedimento fiscal, com processo administrativo que implique apuração de crédito tributário ou sob procedimento administrativo de exclusão do Simples Nacional em andamento na RFB ou em qualquer dos órgãos convenentes;

e)      que tiver obra de construção civil não regularizada perante a RFB; e

f)       que não atenda às demais condições restritivas estabelecidas em convênio com a RFB.

Sendo concedida a baixa da inscrição, a Receita Federal disponibilizará em seu site na internet, a Certidão de Baixa de Inscrição no CNPJ. A baixa produzirá efeitos a partir da data da extinção da entidade no órgão de registro.

Caso o evento de extinção venha a ocorrer em mês no qual não esteja disponibilizado o programa para entrega da DIPJ, DASN, DSPJ-Inativa ou DSPJ-Simples do respectivo ano calendário, conforme o regime de tributação adotado, a baixa de inscrição de matriz no CNPJ deverá ser solicitada até o 5º (quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao da disponibilização do referido programa.

Cumpre ressaltar que no momento da realização do pedido do DBE, no caso de existência de obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas, o sócio ou o administrador da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte constituída há mais de 12 (doze) meses e que se encontre sem movimento há mais de 12 (doze) meses, poderá solicitar a baixa nos registros dos órgãos públicos federais, estaduais e municipais, independentemente do pagamento de débitos tributários, taxas ou multas devidas pelo atraso na entrega das respectivas declarações nesses períodos.

Todavia esta baixa não impede que, posteriormente, sejam lançados ou cobrados impostos, contribuições e respectivas penalidades, decorrentes da simples falta de recolhimento ou da prática comprovada e apurada em processo administrativo ou judicial de outras irregularidades praticadas pelos empresários, pelas MEs e EPPs ou por seus titulares, sócios ou administradores.

A solicitação de baixa nesta hipótese implica na responsabilidade solidária dos titulares, dos sócios e dos administradores do período de ocorrência dos respectivos fatos geradores.⁸ Para as MEs e EPPs, as solicitações de baixa serão analisadas no prazo de 60 (sessenta) dias, a partir do recebimento dos documentos pela RFB.

Ultrapassado o prazo previsto acima, sem que haja manifestação da Receita Federal, efetivar-se-á a baixa das inscrições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte.

Para as MEs e EPPs optantes ou não pelo Simples Nacional, sem movimento há mais de 3 (três) anos, não se aplicam as hipóteses de indeferimento já listadas acima e que refletem o disposto nos incisos I, II, IV e V do art. 26 da IN RFB 1.183 de 19 de agosto de 2011⁹.

 

3º Passo – Baixa da Inscrição Estadual perante a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo – SEFAZ

O pedido de baixa da Inscrição Estadual referente ao contribuinte do ICMS, podeser bastante lento e burocrático para a empresa e possui vários fatores que interferem na sua efetivação.

Antes de requerer o encerramento da empresa à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, é recomendável que sejam liquidados os estoques de mercadorias, caso haja, devendo o estoque físico acompanhar o estoque contábil.

A solicitação de baixa deve ser efetuada por meio do mesmo Programa Gerador de Documentos disponibilizado na página da Receita Federal do Brasil, o mesmo utilizado para solicitação da baixa do CNPJ.

O requerimento deverá ser feito da seguinte forma:

a)      Ingressar com o pedido de baixa de inscrição de estabelecimento através do PGD – Programa Gerador de Documentos do CNPJ da Receita Federal do Brasil. Os contribuintes do Estado de São Paulo podem utilizar o aplicativo de Coleta Offline – Programa Gerador de Documentos do CNPJ, conjuntamente à versão mais atualizada do ReceitaNet, ou o aplicativo de Coleta Online (CNPJ versão Web).

b)      A baixa pode ser requerida através dos seguintes eventos:

b.1)   Evento 517: baixa no Estado (IE) e na Receita Federal (CNPJ) – Evento permitido para empresas na situação ativa, suspensa ou inapta por inatividade presumida.

b.2)   Evento 604: baixa somente no Estado (IE) – Evento permitido para empresas na situação ativa, suspensa ou inapta por inatividade presumida.

c)      São realizadas consistências dos dados pelo sistema da RFB. Não havendo impedimento, a solicitação é encaminhada para análise da SEFAZ-SP.

d)      Relativamente ao modelo constante no ANEXO III – A da Portaria CAT-92/1998, deverá ser observado o correto preenchimento de:

d.1)   data e  motivação da  baixa da inscrição;

d.2)   relação de livros e documentos fiscais utilizados e em branco/inutilizados;

d.3)   identificação e assinatura do responsável pela guarda de livros e documentos fiscais.

e)      Quanto à data de baixa, considera-se como regra geral, a data de baixa corresponde à data da última nota fiscal emitida ou no caso de empresa enquadrada como Micro Empreendedor Individual – MEI, a data de baixa corresponde à data do último movimento.

f)       Ao efetuar o pedido de baixa por meio do evento 517, a data informada via PGD é a de baixa perante a Receita Federal do Brasil. A data de baixa junto à SEFAZ deverá ser informada por meio do Anexo III-A da Portaria CAT 92/1998 e não necessariamente precisa coincidir com a data de baixa na RFB.

g)      Previamente à transmissão do pedido de baixa por meio do PGD, a empresa deverá providenciar:

g.1)   A cessação do uso de todos os Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal vinculados ao estabelecimento, se for o caso;

g.2)   A regularização de AIDFs constantes, no PFE, como autorizadas e pendentes de informação de entrega ao interessado, se houver.

g.3)   A regularização de entrega de Informações Econômico-Fiscais (por exemplo: GIA, Declaração do Simples Nacional, STDA) até a data de baixa.

 

Da documentação a ser apresentada para efetivação da baixa da inscrição:

(a)     “DECLARAÇÃO RELATIVA À SUSPENSÃO OU BAIXA DE INSCRIÇÃO NO CADASTRO DE CONTRIBUINTES DO ICMS”, conforme modelo constante no ANEXO III – A da Portaria CAT-92 de 23-12-98, que deverá conter, dentre outras informações, a relação de livros e documentos fiscais utilizados e em branco e a identificação e assinatura do responsável pela sua guarda pelo prazo previsto no artigo 230 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000.

(b)     Procuração, quando for o caso, juntamente com cópias do RG e CPF do procurador;

(c)     Cópia do ato comprobatório da ocorrência de fusão, incorporação, cisão ou extinção, registrado no órgão competente, quando for o caso;

(d)     Demais documentos exigidos pelo Posto Fiscal de vinculação ou pela RFB (DBE) que, sendo o caso, deverão ser visualizados através do “Acompanhamento da Solicitação CNPJ via Internet”.

Tratando-se de contribuinte sujeito às normas do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – “Simples Nacional”, sem prejuízo de verificação fiscal posterior, fica dispensadaa apresentação dos documentos referidos acima.

O processo todo será analisado pela SEFAZ que poderá formular exigências para apresentação da documentação inicial e documentos complementares, tais como os livros e documentos fiscais da empresa. Feita esta exigência documental, a empresa deverá enviar por meio postal ou apresentar no Posto Fiscal a que estiver vinculada, os documentos exigidos o mais breve possível, uma vez que o não atendimento às exigências no prazo máximo de 15 dias, implicará no indeferimento automático da solicitação.

 

4º Passo – Baixa da Inscrição Municipal – CCM

Para facilitar o entendimento neste ponto, vamos separar o procedimento básico de baixa junto ao Cadastro de Contribuintes Mobiliários para dois tipos de empresa, quais sejam: Empresa que exerça atividades de comércio e Empresa que exerça atividades de prestação de serviços.

Os procedimentos aqui descritos são gerais, devendo ser verificados os procedimentos específicos, custas e prazos, junto à Prefeitura do local da sede da Sociedade.

 

(a) Empresa que exerça atividades de comércio:

Documentos necessários para baixa do CCM na Prefeitura:

Formulários específicos de requerimento a serem obtidos junto à Prefeitura;

Cópia autenticada do RG e CPF do responsável pelo pedido de cancelamento;

Cópia autenticada da última alteração do Contrato Social Consolidado;

Cópia autenticada do Distrato Social ou Ata de Reunião de Extinção da Sociedade;

Comprovante de taxas pagas à prefeitura nos últimos 5 anos.

 

(b) Empresa que exerça atividade de prestação de serviços:

Para empresas prestadoras de serviços serão exigidos documentos para comprovação da regularidade fiscal da empresa em relação ao ISS devido à Prefeitura.

 

Documentos necessários para baixa do CCM na Prefeitura:

Formulários específicos de requerimento a serem obtidos junto à Prefeitura;

Cópia autenticada do RG e CPF do responsável pelo pedido de cancelamento;

Cópia autenticada da última alteração do Contrato Social Consolidado;

Cópia autenticada do Distrato Social ou Ata de Reunião de Extinção da Sociedade;

Comprovante de taxas pagas à prefeitura nos últimos 5 anos;

Livros Fiscais;

Recibo de Entrega da DES – Declaração Eletrônica de Serviços;

Documentos Fiscais Emitidos;

Documentos Fiscais não utilizados.

 

Possuindo a Sociedade tanto atividades comerciais quanto atividades de prestação de serviços, deverão ser observadas ambas as listas de documentos descritas acima para pedido de encerramento da inscrição junto à Prefeitura do Município da sede da empresa.

Assim como nas esferas Federal e Estadual, a Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, também será beneficiada no âmbito Municipal pelo tratamento diferenciado garantido pelo artigo 9º da Lei Complementar nº 123/2006, que garante a realização da baixa da empresa, independentemente da regularidade de suas obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas, principais ou acessórias, sem prejuízo das responsabilidades dos sócios/administradores por tais obrigações, apuradas antes ou após o ato de extinção.

 

5º Passo – Demais encerramentos

Além do exposto acima, ainda é necessário que a extinção da Sociedade seja levada ao conhecimento da Caixa Econômica Federal, para encerramento da empresa no âmbito do FGTS.

Outras entidades que também deverão tomar conhecimento e providenciar a baixa em seus cadastros são os Sindicatos, tanto o Patronal quanto o da respectiva categoria dos trabalhadores, devendo ser verificado junto às referidas entidades o procedimento pelo qual essa baixa deverá ser realizada.